Adaptabilidad en tus sistemas de información

Cuando adquieres un sistema de gestión para tu empresa, aceptas por consecuencia que adoptarás la filosofía que el sistema te impone; o al menos, moverás tus procesos para alinearlos a los procedimientos por los cuales se diseñó tu nueva herramienta, tenga esta adaptabilidad o no.

Efectivamente, la adaptabilidad de un sistema de información es un elemento importante.  Actualmente es más influyente, un entorno donde el negocio y sus procesos cambian frecuentemente. Básicamente, la adaptabilidad de un sistema informático es su capacidad para alinearse a los intereses del usuario en base a la información que intercambia con el mismo, el contexto de uso y el entorno. Ahora, en términos de negocio, es más complejo, ya que el sistema debe, explícitamente, brindar acciones que permitan de forma inmediata que su uso esté orientado a alcanzar los objetivos que el negocio está tratando de lograr, teniendo en cuenta los cambios internos, sin necesidad de reescribir el programa.

Con un término tan complejo, se entiende el por qué más del 80 % de los sistemas no son adaptables. La solución pasa desde un contrato de soporte extendido hasta el mantener sin cambios los procesos a pesar de las exigencias del entorno. En el último caso, desechar el sistema, buscar otro más alineado y comenzar de nuevo el ciclo. Necesitas para tu negocio un sistema de gestión con adaptabilidad.

Aunque no existe solución ideal, si hay buenas prácticas que minimizan los riesgos ante los constantes cambios de negocio.

  1. Busca sistemas abiertos y configurables. Un sistema de gestión debe permitirte cambiar en cualquier momento sus parámetros esenciales. Ademas, puedas modificar su flujo de proceso o al menos, que dicho cambio no implique altos costos en esfuerzo, tiempo y dinero.
  2. Usa normas y estándares. Si usas procesos estandarizados corres menos riesgos de que los cambios sean bruscos. No es lo mismo variar el precio de un producto o la hora cierre y apertura que cambiar tu modelo de ventas completo.
  3. Planifica tu Roadmap. Este término –extraído del mundo del software- consiste básicamente en planificar y monitorear la evolución de tu proyecto. Si tienes una línea establecida para los cambios, es más fácil adaptar tus sistemas, procesos y personal.
  4. Has acuerdos de desarrollo a largo plazo. Terminar la relación con tu informático en cuanto te entrega el producto es una mala idea. En realidad, tendrás mucha mayor necesidad de él a partir de que comiences a usar su sistema. Has acuerdos a largo plazo e incluye soporte, mantenimiento y mejoras en tus cláusulas.

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